Política de Privacidad del Canal Ético

Política de privacidad del Sistema Interno de Información Canal ético de Polymat

La figura del informante/alertador/a/denunciante desempeñan un papel clave a la hora de descubrir y prevenir infracciones y proteger el bienestar de la sociedad. Sin embargo, los potenciales denunciantes suelen renunciar a informar sobre sus preocupaciones o sospechas por temor a represalias.

Esta entidad está profundamente comprometida con la importancia de esta figura y de la necesidad de proteger a aquellos que “están más cerca de la fuente de información” sobre posibles prácticas abusivas y así poder prevenirlas.

A continuación, se incluye información sobre cómo protegemos tus datos personales en el Sistema Interno de Información Canal ético (el Canal):

1. Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales en el Canal.

2. La finalidad del tratamiento de tus datos personales.

3. El tipo de datos personales que se tratan en el Canal.

4. Los plazos de conservación de tus datos personales.

5. La base legal para el tratamiento de tus datos personales.

6. Los destinatarios de tus datos personales. A quién cederemos tus datos de forma segura.

7. La protección de los datos personales tanto del alertador/denunciante, de terceros afectados por la información, como de la persona denunciada.

8. Los derechos reconocidos en materia de protección de datos en el Canal, cómo se pueden ejercer y la limitación del derecho de acceso para el denunciado/a.

9. Principio de minimización del dato

 

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS?

Responsable del Canal: Idoia Azaldegui

Denominación social: Basque Center For Macromolecular Degign and Engineering - Polymat Fundazioa

C.I.F./N.I.F.: G75067454

Domicilio Social: Avenida de Tolosa , 72 - 20018. Donostia-San Sebastián

Teléfono: 943 50 60 61

Correo electrónico: info@polymat.eu

Delegado de Protección de Datos: Basque Center For Macromolecular Degign and Engineering - Polymat Fundazioa

Correo electrónico: info@polymat.eu

 

¿CON QUÉ FINALIDAD TRATAMOS TUS DATOS PERSONALES?

Te informamos de que los datos de carácter personal que nos facilitas y aquellos que se generan durante la tramitación y gestión de las informaciones son tratados con las siguientes finalidades:

1. Garantizar que la información comunicada en el Canal pueda tratarse de manera efectiva y confidencial. 

2. Proteger adecuadamente a las personas que informen, a través de este Canal, sobre cualquier incumplimiento de los recogidos en nuestras Normas de Uso y de cualquier otro comportamiento irregular, ilícito o delictivo cometido en el seno de esta entidad.

3. Implementar las medidas de seguridad necesarias para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y garantía de derechos digitales (LOPDGDD), en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea 2016/679 (RGPD), en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley del Informante), en la Directiva UE 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (Directiva Whistleblowing) y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

4. Enviar a la dirección o punto de recepción seguro que nos hayas facilitado el acuse de recibo de tu comunicación y cualquier otra información confidencial relacionadas con la tramitación del procedimiento de denuncia e investigación.

5. Solicitar, si se considera necesario, a la persona informante información adicional para investigar los hechos denunciados.

6. Llevar un libro registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas que hubiera. Este registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del mismo.

7. Publicitar, entre el personal de esta entidad, la existencia del Canal, diseñado de forma segura y que garantiza la confidencialidad de la información, de la identidad del informante, de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de la persona denunciada.

8. El fortalecimiento de la cultura de cumplimiento, de las infraestructuras de integridad de la organización y el fomento de la cultura de la comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público en general y a esta entidad en particular.

 

¿QUÉ CATEGORÍAS DE DATOS SE TRATAN EN ESTE CANAL?

Salvo que solicites la anonimización, los datos que nos suministres podrán ser:

1. Nombre y apellidos

2. Dirección de correo electrónico

3. Dirección postal 

4. Número de documento nacional de identidad

5. Datos de localización

6. Datos del empleo o profesionales

7. Dirección de protocolo de internet (IP)

8. Teléfono

 

El Canal preservará la identidad y garantizará la confidencialidad de los datos del informante, de la persona afectada por la denuncia/información y de cualquier tercero que se mencione en la información suministrada; especialmente, la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

La información obtenida por medio de este Canal no podrá usarse con una finalidad distinta a la prevista para el funcionamiento y eficacia del propio sistema y para el cumplimiento de la Ley del Informante.

¿CUÁL ES LA PROCEDENCIA DE TUS DATOS?

Los datos personales que trata el Canal son proporcionados por la persona informante, o bien, obtenidos de fuentes accesibles al público.

¿QUÉ DATOS PERSONALES NO TRATAMOS EN ESTE CANAL?

Advertimos que, en ningún caso, serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones que se denuncien, los cuales se suprimirán inmediatamente.

También se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley del Informante (sugerencias, meros comentarios o quejas de funcionamiento de servicios o productos de la entidad o conflictos de interés interpersonales, por ejemplo), es decir hechos o actuaciones que no tengan una efectiva implicación en la relación con la entidad y el denunciado. 

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se registren o traten. No se tratarán datos especialmente sensibles que hagan referencia a aquellos que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientaciones sexuales de una persona física.

 

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS TUS DATOS?

Tus datos personales se conservarán en el Canal únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación.

Si se acredita que la información facilitada en el Canal no es veraz, se suprimirá inmediatamente, desde que se tenga constancia de ello, salvo que la falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal. En este supuesto, se guardará la información el tiempo estrictamente necesario para la tramitación del procedimiento judicial.

En todo caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la información sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, la suprimiremos, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. 

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo y conservación prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD.

Asimismo, el Canal cuenta con un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas que se llevasen a cabo, garantizando, en todo caso, la confidencialidad de su contenido. Los datos personales almacenados en el libro-registro solo se conservarán durante el período que sea estrictamente necesario y proporcionado y, en ningún caso, podrán conservarse los datos por un período superior a 10 años.

LEGITIMACIÓN PARA TRATAR TUS DATOS PERSONALES

Estamos legitimados para tratar tus datos personales para cumplir con las obligaciones legales impuestas por la Ley del Informante y por la Directiva Whistleblowing. (artículo 6.1.c del RGPD y artículo 8 de la LOPDGDD) que nos obliga a implantar un Canal ético.

Si el alertador/a/denunciante opta por denunciar a través del canal externo ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), o ante la autoridad autonómica correspondiente, el tratamiento de sus datos personales quedará amparado por la necesidad de cumplir con las obligaciones derivadas de la Ley del Informante y de la Directiva Whistleblowing. (artículo 6.1.c del RGPD y artículo 11 de la LOPDGDD).

Si el alertador/a/denunciante optara por la revelación pública, el tratamiento de sus datos personales quedará amparado por canalser este necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento (artículo 6.1.e del RGPD y artículo 11 de la LOPDGDD).

 

¿QUIÉN TENDRÁ ACCESO A TUS DATOSPERSONALES?

La identidad del denunciante será en todo caso reservada y no se comunicará, en ningún caso, a la/s persona/s a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

Acceso a la información del Canal:

El acceso a los datos personales contenidos en el Canal estará limitado, exclusivamente a:

a) El responsable del Canal y a quien lo gestione directamente. 

b) El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo si procede adoptar medidas disciplinarias contra un trabajador/a. En el caso de los empleados públicos, el órgano competente para la tramitación del mismo. 

c) El responsable de los servicios jurídicos de la entidad, si corresponde adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación. 

d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen. Por ejemplo, la empresa de asesoramiento legal para el Canal o la prestadora del servicio informático para recibir las denuncias/comunicaciones. En todo caso, se firmarán con ellas el correspondiente “contrato de Encargo de Tratamiento” para garantizar la confidencialidad y el buen uso de la información a la que accedan y asegurar que tengan implantadas las medidas técnicas y organizativas necesarias para el tratamiento.

e) El Delegado de protección de datos, si estuviera designado.

Comunicación a terceros

Será lícita la comunicación de datos personales a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, como Administraciones Públicas competentes, Jueces y Tribunales, Ministerio Fiscal, Hacienda Pública y Seguridad Social.

La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. 

Cuando fuera necesario revelar la identidad del denunciante a la Autoridad competente, antes de llevar a cabo la revelación, se le advertirá este hecho al informante, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial. En este caso, la Autoridad competente explicará al informante, por escrito, los motivos de la revelación de los datos confidenciales en cuestión.

En cuanto a la información almacenada en el libro-registro del Canal, no será pública y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente a su contenido.

 

¿CUÁLES SON TUS DERECHOS?

Los interesados podrán ejercitar los derechos de acceso, de rectificación, de supresión, a la limitación del tratamiento, a la portabilidad de los datos, de oposición al tratamiento y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD en los términos y con las limitaciones necesarias para asegurar la confidencialidad y la eficacia del Canal exigidas por la Ley del Informante.

Derecho de acceso y de rectificación

El informante tiene derecho a acceder a sus datos personales y a obtener una copia de los datos personales objeto del tratamiento, a actualizarlos, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

El derecho de la persona denunciada de acceso a sus datos personales y a obtener información sobre el tratamiento en este Canal quedará limitado para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información y para proteger al informante/alertador. La identidad del informante/denunciante nunca se le comunicará.

No obstante, se le reconoce el derecho de acceso, con limitaciones, su derecho a reservar y proteger su identidad frente a terceros y a la presunción de inocencia.

Derecho de supresión

La persona interesada tiene derecho a la supresión de sus datos personales que fuesen tratados en el Canal, por la desaparición de la finalidad que motivó el tratamiento o la recogida, por revocación del consentimiento cuando sea éste el que legitime el tratamiento, o por el resto de motivos contenidos en el artículo 17 del RGPD. 

La supresión se realizará, procediendo al borrado de alto nivel de los datos contenidos en soportes automatizados y a la destrucción física de los soportes no automatizados

Principio de minimización del dato

Se suprimirán todos aquellos datos personales que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley del Informante y hechos o actuaciones que no tengan una efectiva implicación en la relación profesional con la entidad y con el denunciado/a.

Limitación del tratamiento

También, en determinadas circunstancias previstas en el artículo 18 del RGPD, los interesados/as podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos.

Derecho de oposición al tratamiento

En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la denuncia ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales, no procediendo la oposición.

 

¿CÓMO SE PUEDEN EJERCER LOS DERECHOS?

Mediante un escrito acompañado siempre de copia del DNI u otro documento que acredite la identidad de la persona interesada o que permita identificar la denuncia si esta fuese anónima, dirigido a las direcciones indicadas en el encabezamiento.

 

¿QUÉ VÍAS DE RECLAMACIÓN EXISTEN?

Si consideras que tus derechos no se han atendido debidamente, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, cuyos datos de contacto son: Teléfonos: 900 293 183 / 900 293 621. Sede electrónica: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/infoSede/inicioCiudadano.jsf Dirección Postal: C/ Jorge Juan, 6, 28001, Madrid.